Un tableau de bord RH – la Data Visualisation

La visualisation est l’un des premiers sujets auxquels on pense lorsque l’on parle d’analyse de données. En effet, c’est un moyen de simplifier la représentation d’informations complexes. C’est une démarche formidable pour faciliter la prise de décision. Vous l’utilisez sans doute déjà quotidiennement dans vos démarches Data RH.

Si la Data Visualisation était autrefois réservée à des experts scientifiques, elle est entrée dans notre quotidien avec l’avènement d’Excel en entreprise. Néanmoins, Excel montre des limites importantes :

• Maintenance : avez-vous déjà essayé de modifier un reporting automatisé construit par un collègue ? C’est l’enfer !
• Actualisation : vous travaillez avec des données issues d’extractions de votre SIRH. Ces données sont une photographie à un instant. Vous devez reprendre vos travaux à chaque nouvelle production du reporting.
• Restitution : Excel ne sert véritablement qu’à calculer et générer des graphiques. Peut de restitution se font directement dans l’outil. Vous êtes donc obligé de faire des aller/retour entre Excel et votre présentation.
• Performance : avez-vous déjà ouvert un fichier de quelques centaines de milliers de lignes sur Excel (les livres de paie d’une année par exemple…). Vous pouvez partir prendre un café après avoir lancé l’ouverture.
• Intégrité : avec Excel, vous travaillez avec des extractions de votre SIRH. Êtes-vous toujours certain de n’avoir pas endommagées vos données par vos manipulations ?

Deux façons de travailler : analyses ponctuelles Vs Tableaux de bord

Tout d’abord, on peut distinguer 2 types de production d’analyse de données. Ces deux types offrent des nuances subtiles qu’il est important d’avoir en tête :

Les analyses ponctuelles

Elles sont une visée explicative. Elles sont commandées d’approfondir ponctuellement une question. La valeur ajoutée du People Analyst sera la capacité à contextualiser les données et à identifier des points d’intérêt en formulant des préconisations. Les techniques de Data StoryTelling seront essentielles afin de transporter le public dans notre analyse.

Les tableaux de bord

Ils ont une visée exploratoire. Ils sont un service mis à disposition des destinataires et présentent les données essentielles au pilotage de l’activité. La valeur ajoutée du People Analyst sera de guider l’exploration afin d’offrir le bon niveau de présentation et de liberté. Les techniques de Data Visualisation et de Design seront essentielles afin de simplifier l’utilisation de l’outil. C’est l’objet de noter article

Exemple tableau de bord

Revenons-en au tableau de bord. Vous trouverez sur ce lien un exemple pouvant être produit avec des données de Gestion Administratives. Pour ce travail, j’ai utilisé Google Data Studio. C’est l’un des outils les moins avancés du marché, mais il a le mérite d’être accessible gratuitement.

Parmi les références on trouve : Power Bi, Tableau, Qlik, Looker, Toucan Toco, DigDash…

Je vous invite à naviguer dans l’outil, cliquer sur les graphiques et naviguer dans les visuels. Vous constaterez que chaque graphique se met à jour selon les sélections que vous réalisez. Votre destinataire devient libre dans le cadre que vous lui proposez pour explorer les données.

Quels sont les autres avantages ?

Une démarche de Data visualisation permet d’autres gains que la facilitation de la présentation des données. Pour comprendre cela, reprenons les étapes traditionnelles de production d’un reporting :

1. Télécharger les extractions dans le SIRH
2. Appliquer les habituelles transformations de données et croisements avec les tables de références
3. Calculer les indicateurs
4. Construire les graphiques
5. Reporter les graphiques dans une présentation
6. On vous pose une question imprévue lors de votre préparation… Vous êtes bon pour reprendre du début.

La production du reporting est manuelle, ce qui engendre une charge et un risque d’erreur important. Par ailleurs, vous devez reproduire les étapes décrites pour chaque production de reporting. Ceci engendre une perte de temps importante. Un outil de Data Visualisation facilite l’ensemble de la chaîne de la production d’analyses :

• L’accès aux données : vous sélectionnez vos données directement dans l’outil grâce aux connecteurs mis à disposition.
• La transformation des données : vos transformations de données et croisements avec les tables de références sont réalisées en même temps que le chargement des sources.
• La production des analyses : Les principaux indicateurs sont déjà calculés. Vous construisez les graphiques en glisser déposer et vous vous concentrez sur les analyses.
• Le partage des analyses : vous partagez vos travaux via un url dont vous contrôlez l’accès et les droits associés. Votre tableau de bord met à disposition des filtres et graphiques dynamiques offrant un service d’exploration supplémentaire.
• La mise à jour des analyses : vous pouvez mettre à jour en temps réel vos données et adapter en temps réel vos graphiques pour répondre aux questions imprévues.

En conclusion

Une démarche de Data Visualisation offre des bénéfices rapidement tangibles dans la présentation de la donnée. En s’appropriant l’outil, vous réduisez les risques d’erreur et la perte de temps pour vous concentrer sur l’analyse et les recommandations.

Par ailleurs, utiliser un outil de Data Visualisation permet de répondre à deux enjeux :

• Augmenter la qualité des services offerts. Les décideurs étaient déjà destinataires d’un tableau de bord, ils deviennent destinataires d’un service qualité, personnalisé et fiable.
• Augmenter l’étendue de l’utilisation de la Data. Vous devez utiliser la donnée pour créer de la valeur pour l’ensemble des parties prenantes de votre organisation. Elle doit être vecteur d’objectivité et de transparence. Grâce à un outil de Data Visualisation vous pouvez maîtriser l’accès à la donnée. Vous pouvez ainsi élargir votre audience aux managers, collaborateurs.

Arnaud Coulon

Arnaud est consultant en transformation digitale des Ressources Humaines et passionné par la Data. Il dispose d’une solide expérience de RH généraliste. Il est convaincu qu’une fonction People Analytics forte permet de faire grandir les hommes et les organisations. A travers ce site, il souhaite partager ses connaissances et convictions sur le sujet.