Écarts d'affectation ramenés de 12 % à 2,3 % en 9 mois, grâce à un réseau de 30 référents locaux et une cellule qualité centrale.
Contexte
Une grande organisation du secteur public, 50 000agents, peine à maintenir la qualité des données de son système de gestion des talents, alimenté par son système de gestion administrative. L’affectation, le lien manager et les données d’absence ne sont pas fiables. Conséquence directe : les campagnes d’évaluation partent sur de mauvais périmètres, les convocations en formation n’arrivent pas, le calcul de l’intéressement est contesté.
Au démarrage, 12 % des dossiers présentaient un écart d’affectation entre les deux systèmes et 9 % un lien manager erroné.
Démarche
Nous avons construit et animé une communauté de référents locaux, en charge des dossiers des agents. Chaque mois, ces référents reçoivent une liste de données réputées fausses, issue d’un système de comparaison automatique entre les deux bases. Les fichiers sont mis à disposition dans des espaces sécurisés, connectés à un tableau de bord permettant de suivre en temps réel le traitement et la remontée des anomalies.
Une fois qualifiées, les anomalies sont traitées soit par les référents locaux lorsqu’il s’agit d’une erreur de saisie, soit par les experts outils lorsqu’il s’agit d’une erreur de flux ou de paramétrage. Les anomalies récurrentes sont documentées, ce qui alimente l’amélioration continue du système d’information.
Organisation mise en place
| Niveau | Rôle | Effectif | Responsabilité |
|---|---|---|---|
| 1 | Référents locaux | 30 | Qualifient et corrigent les anomalies de saisie sur leur périmètre |
| 2 | Cellule qualité centrale | 2 ETP | Produisent les campagnes mensuelles, animent la communauté, arbitrent les cas ambigus |
| 3 | Experts outils | 4 personnes SIRH | Traitent les anomalies de flux et de paramétrage |
Un comité qualité trimestriel réunit la cellule centrale, les data owners et les experts outils. Il statue sur les anomalies récurrentes et décide des corrections structurelles.
Résultats
- Écarts d’affectation ramenés de 12 % à 2,3 % en 9 mois
- Erreurs de lien manager ramenées de 9 % à 1,1 %
- Délai moyen de correction d’une anomalie ramené de 34 jours à 6 jours
- 87 % des anomalies signalées traitées dans le mois
- 35 anomalies récurrentes documentées, ayant conduit à 9 corrections de paramétrage définitives
- Taux de rejet des workflows d’évaluation en baisse de 64 %