43 % des inscriptions présentaient un champ obligatoire manquant : la migration a été recommandée, amortie en 19 mois.
Contexte
Un grand groupe du secteur de l’énergie s’interroge sur l’intérêt de migrer ses données de formation dans le Data Hub du groupe. Six applicatifs alimentent le processus formation, 1,2 million de sessions sont historisées, et personne ne sait dire si ces données sont exploitables en l’état.
Démarche
Nous avons réalisé une analyse des pratiques analytiques RH afin de formaliser et d’améliorer les usages préalablement à la migration. Migrer d’abord et corriger ensuite aurait industrialisé le désordre existant.
L’analyse s’est appuyée sur deux visions complémentaires. Une vision logistique, couvrant l’ensemble du processus de formation, du recueil des besoins par les managers au bilan de formation à publier, en passant par l’administration du plan et sa gestion quotidienne. Une vision holistique, intégrant l’ensemble des parties prenantes : CSP formation, formateurs, managers, organismes.
Cette analyse a mis en lumière d’importants enjeux de qualité des données dans les applicatifs. De nombreuses activités étaient réalisées manuellement précisément parce que les données n’étaient pas fiables.
Organisation mise en place
- Un binôme de pilotage : un data product owner RH côté métier, un data engineer côté DSI. Point hebdomadaire, backlog partagé.
- Des domain owners par domaine applicatif : formation, gestion administrative, talent. Chacun responsable de la définition métier de ses objets et de leur qualité à la source.
- Un comité d’architecture RH mensuel associant le SIRH, la direction Data groupe et le DPO, chargé de valider les schémas et les flux avant tout développement.
- Des contrats de données formalisés avec le Data Hub groupe : format, fréquence, règles de qualité attendues, engagement de service. C’est le livrable qui a permis de sortir de la relation client fournisseur informelle avec la direction Data.
Résultats
- 22 entretiens conduits, 5 personas formalisés, 28 objets métier documentés
- Audit qualité : 43 % des inscriptions présentaient au moins un champ obligatoire non renseigné, 17 règles de gestion divergentes identifiées entre les pays
- Délai de production du bilan de formation ramené de 6 semaines à 5 jours
- 0,7 ETP libéré sur les tâches de consolidation manuelle
- Coût de la migration amorti en 19 mois selon le business case validé par le contrôle de gestion
Nous avons recommandé la migration, assortie de deux conditions : une vue métier RH dans le Hub, et la création de rôles dédiés pour porter la gouvernance et la qualité que la centralisation allait rendre visibles.