Première version du dashboard RH livrée en 3 semaines en pleine crise sanitaire, maintenue et enrichie depuis.
Avertissement de production : les chiffres cités sont des ordres de grandeur illustratifs de la démarche. Ils doivent être validés avec le client concerné avant toute publication externe.
Contexte
Mars 2020. Le DRH d’un grand groupe de distribution, 120 000 collaborateurs, doit décider chaque semaine de l’ouverture des sites, de la répartition des effectifs et du recours au chômage partiel. Il ne dispose que de consolidations mensuelles arrivant avec trois semaines de décalage. À ce rythme, il pilote avec des informations périmées.
Démarche
Nous avons traduit les attentes du DRH en indicateurs calculables : absentéisme, part des arrêts dans l’absentéisme, volume des processus RH en cours, embauches, sorties, par filiale. Nous avons identifié les sources de qualité suffisante dans le patrimoine existant, puis aligné l’ensemble des interlocuteurs sur des règles de calcul communes.
Le point de bascule a été l’alignement sur les définitions. Trois filiales calculaient l’absentéisme sur des bases différentes. Sans cet alignement, le dashboard aurait produit des comparaisons fausses et perdu toute crédibilité en deux semaines.
Nous avons ensuite industrialisé la chaîne de production, des données brutes à la visualisation.
Organisation mise en place
- Une cellule resserrée en mode war room : 1 analyste, 1 expert paie, 1 SIRH, avec un accès direct au DRH groupe. Point quotidien de 15 minutes pendant les six premières semaines.
- Un comité de lecture hebdomadaire réunissant les DRH de toutes les filiales.
- Un dictionnaire d’indicateurs versionné, avec un propriétaire nommé par indicateur. Toute modification de règle de calcul est tracée et communiquée.
- Un passage en régime permanent au bout de quatre mois : la cellule de crise est devenue une fonction de reporting RH pérenne, rattachée au contrôle de gestion sociale.
Résultats
- Première version livrée en 3 semaines
- 14 indicateurs, 4 sources de données consolidées, un langage partagé entre toutes les filiales
- Production hebdomadaire ramenée de 3 jours-homme à 40 minutes
- Consultation hebdomadaire par les RH locaux et les managers
- Le dashboard a été maintenu après la crise et enrichi de 3 modules
Le tableau de bord est devenu incontournable pour piloter l’activité RH et a été partagé aux responsables RH de l’ensemble des filiales.